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远程工作协作:IT团队的6个练习

责任编辑:cres 作者:Raju Vegesna |来源:企业网D1Net  2020-11-05 12:44:35 原创文章 企业网D1Net

随着远程工作重新定义了传统的工作场所,IT团队需要实施新的协作计划,以维持业务增长并促进创新。
 
在过去的几个月,大多数企业都在利用诸如视频会议和聊天工具等协作和生产力技术,让他们的团队员工在家远程工作。虽然远程协作对于销售和市场营销等部门来说可能更容易采用,但IT团队也找到了适应远程工作和更有效协作的新方法。
 
对于软件开发商Zoho公司来说,向远程工作的过渡一直很顺利。但是,由于某些IT团队需要满足在远程环境中成功工作的独特需求,因此也面临一些挑战。
 
与六个月前相比,促进企业内部的协作看起来完全不同。尽管需要处理一些棘手的问题,例如如何远程解决硬件问题,如何与用户更好地交互,以及如何提供远程帮助,但企业的团队已经学会了将其传统工作模型转变为一种可增强协作、并维持未来混合工作环境的模式。
 
通过战略规划、清晰的沟通和大量的实验,企业的IT领导者开发了协作活动,无论未来的工作环境如何,协作活动都将不断发展。
 
以下是可以帮助企业提高效率,并促进数字化转型的六个IT协作练习:
 
1.启用弹性的工作时间
 
许多IT团队为客户和员工提供全天候支持。在发生疫情之前,大多数支持团队都依靠战略计划来确保支持人员始终可用。现在,随着员工在家远程工作,灵活的时间表至关重要。
 
让企业的IT团队成员选择适合他们的远程工作生活方式并满足支持需求的时间表,将会提高整个团队的效率。企业鼓励员工设定自己的工作时间,以便例如需要在早上帮助孩子进行远程学习的在职父母可以在晚上工作。
 
企业为其团队成员安排自由的工作时间将提高工作效率。当员工的工作时间与他们的个人生活相冲突时,他们的工作质量就会受到影响。此外,灵活的日程安排鼓励员工与他们以前可能从未遇到过的团队成员进行互动。而企业的管理者应该和员工一起减轻压力,并鼓励团队合作。
 
2.实施智能票务系统
 
采用功能强大的票务软件系统可以帮助团队成员、客户和其他人员之间实现无缝协作。需要寻找一个可以自动执行任务并为企业完成工作的系统。自动执行票证分配、发送电子邮件请求以及分析员工的工作量,不仅可以为企业节省工作时间,而且还可以为其IT团队提供有关哪些方面需要改进的客观见解。
 
企业的IT团队使用一个系统,该系统可以在同一工作日程上将大型任务分配给多个成员,并通知他们,以便可以根据他们在线的时间进行协作,还可以平均分配票证,从而使员工工作不会超载。
 
最重要的是,智能票务系统应可使企业的IT团队与客户进行有效的协作。通过通知、聊天工具集成和服务等级协议(SLA)提醒等智能功能,团队成员将及时处理问题并与客户进行有效沟通。
 
3.重新构想会议
 
传统的会议方式并不适用于远程工作环境。例如, IT团队通常定期在会议室开会,以讨论紧迫的问题和提高效率的方法。
 
安排更加频繁的线上会议可以使员工做好准备并提出所有想法,以便他们可以更有效地进行协作。虽然更频繁的视频会议最初可能需要一些时间来适应,但团队成员会很快感到彼此更加自在,协作也会更加自由。
 
4.投资教育和培训
 
促进企业数字化转型的最佳方法之一是投资于团队的持续教育。举办有关各种主题的远程培训课程可以帮助工作人员跟上新技术和新主题的发展,并鼓励他们相互学习。
 
培训和鼓励团队成员需要共同努力,并将他们学到的新概念应用于当前任务。IT团队成员还与来自不同业务部门(例如市场营销、支持和其他领域)的员工进行培训和合作。
 
5.抽出时间共同完成任务
 
在疫情发生之前,员工可以在企业会议室一起工作或在午餐时间讨论任务。远程工作使即兴协作机会更加困难。企业需要确保IT团队腾出一些时间(无论是一周一小时还是每天几分钟)来参加会议并共同处理任务。可以将其视为数字会议室,每个人都可以参与其中,讨论并共同解决问题。安排协作会议使团队成员比在办公室开会更快地解决了问题。
 
6.规划适合企业远程环境的社交活动
 
许多远程工作场所可以安排定期的虚拟茶歇、游戏和其他在线社交活动。但是,并非所有社交活动都能在远程工作环境中很好地进行转换。然而,开展一些活动会使员工感到精疲力尽。虽然保持联系和社交很重要,但需要确保选择适合IT团队的活动。
 
例如,Zoho公司每年都会通过大型内部会议来庆祝“系统管理员日”。而今年第一次进行远程庆祝,并取得了令人难以置信的成功。
 
Zoho公司规划了一些活动,例如虚拟游戏、歌舞比赛以及与IT团队成员紧密联系的练习,他们非常喜欢这些活动。并且更好的是,这种形式鼓励了更多的团队成员加入,并且增加了熟悉和了解。通过提高团队成员的信心,开展的远程活动促进了所有参加者之间的协作。反过来,加强了团队之间的联系,这些联系已经转化为工作项目,并在未来进行更多的协作。
 
IT团队在当今的工作环境中面临着新的挑战。但是从长远来看,找到能够增强协作、沟通甚至社会联系的新流程,可以帮助企业实现远程、面对面或混合工作模式。
 
企业可以尝试采用新策略,找出最有效的方法。尝试新的流程来规划未来,而这不会限制特定的工作环境。通过重新构想业务流程并创建灵活性,企业将允许其团队发展壮大并建立良好的远程工作环境,从而维持其业务长期运营。
 
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关键字:远程工作 协作

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